G'lysスキースクールが予約を電話から切り離し、週20時間を取り戻すまで

スクールについて

G'lys École de Ski は、スイス・プレアルプスの四つのリゾート——Les Paccots、Rathvel、Les Mosses、La Lécherette——でスキーとスノーボードを教え、雪が解けたあとはサマーキャンプも開いています。スクールのモットーは、生徒全員のビブに記されています。「le plaisir, ça s'apprend」——楽しむことは、学べるものです。

その指導の大半は冬のいちばん忙しい週に集中します。子どもたちのグループレッスンが初心者エリアを埋め、どのインストラクターの一日も端から端まで予約で埋まります。事務作業が追いつくかどうかは、まさにそこで決まります。

課題

Bloowatch の前、予約は電話と WhatsApp で入り、スクールの情報は複数のツールに散らばっていました。チームは課題を正確に挙げます。同じ情報を何度も入力し直すこと、必要な情報をすぐに見つけられないこと、そして何が誰によって変更されたのかがはっきり見えないことです。

いちばん大変だったのは、新規予約、直前の変更、インストラクターのスケジュール、お客様からの問い合わせをすべて同時にさばくことでした。それも、最も時間の余裕がない繁忙期にです。情報が複数の場所にあるため、スケジュールのミス、二重予約、支払いの回収漏れ、返信の遅れといったリスクも生じていました。しかも、お客様からの連絡は長い一日のあらゆる時間に入るため、仕事の時間と私生活の時間を切り分けることが難しくなっていました。

「最も忙しい時期には、そうした作業がすべて積み重なって事務作業の過負荷になり、お客様一人ひとりに質の高い個別のフォローをするための時間が限られていました。」

解決策

スクールが Bloowatch を選んだ理由は三つです。24時間いつでも使えるオンライン予約、電話や WhatsApp のメッセージの削減、そして予約を宙に浮かせず、当日より前に確定できる決済リンクです。

売上は今、二つの入口から入ってきます。スクール自身のサイトにある予約ウィジェットと、お客様へ直接送る決済リンクです。日々の運営を支えているのは三つの機能です。空き状況を含めたインストラクター管理、一部を前払いで受け取り残りを後からリンクで請求できる支払い、そしてブラウザで動くバックオフィス。そのため、スケジュールはオフィスのパソコンでもスマートフォンでも同じように確認できます。

「お客様は私たちの提供内容を見て、オフィスの営業時間に左右されることなく、24時間いつでもオンラインで予約できます。予約の流れがお客様にとってより簡単になり、途中で離脱する人が減って、より多くの問い合わせが売上につながっています。」

実際に何が変わったか

本当に何が変わったのかを尋ねると、スクールの答えは二つの言葉でした——時間の節約です。その裏付けとなる例は具体的です。最も忙しい週には、多くの予約が営業時間外に入りました。お客様は自分でレッスンを予約して支払いを済ませ、ときには夜遅くに、受付に誰もいない状態で完了していました。

インストラクターの都合がつかなくなったり、直前に時間を動かす必要が出たりしたときも、チームはスケジュールを開いてレッスンを組み替え、二重予約を避けることができました。すべてが一か所にあるので、お客様の連絡先、予約の詳細、支払いの状況も、電話とチャットと表計算ソフトを探し回るのではなく、すぐに見つかります。

まとめ

スクール自身の見積もりでは、シーズン中は週に20時間の削減——その大半はインストラクターの管理にかかる時間です——、遠隔で送る決済リンクによる売上は65%増で、これは Bloowatch が彼らにとって最も変えたチャネルです。そして売上全体への影響は推定50%です。

20時間は、冬のあいだ毎週、労働週の半分にあたります。最も忙しい日がそのまま事務作業のいちばん大変な日でもあるスクールにとって、それは仕事の中で本当に大切な部分、つまり雪の上の生徒たちに返された時間です。