La escuela de esquí y snowboard G'lys, presente en cuatro estaciones de los Prealpes suizos, cambió el teléfono y WhatsApp por un solo sistema para reservas, pagos y monitores — y dejó de estar disponible desde la mañana hasta bien entrada la noche.
G'lys École de Ski enseña esquí y snowboard en cuatro estaciones de los Prealpes suizos — Les Paccots, Rathvel, Les Mosses y La Lécherette — y organiza campamentos de verano cuando la nieve se ha ido. La escuela lleva su lema en el peto de cada alumno: «le plaisir, ça s'apprend», es decir, el placer se aprende.
Buena parte de esa enseñanza se concentra en las semanas de mayor actividad del invierno, cuando las clases colectivas de los niños llenan las zonas de debutantes y la jornada de cada monitor está reservada de principio a fin. Ahí es donde la administración sigue el ritmo, o no.
Antes de Bloowatch, las reservas llegaban por teléfono y por WhatsApp, y la información de la escuela estaba repartida entre varias herramientas. El equipo nombra con precisión lo que fallaba: los mismos datos introducidos una y otra vez, información difícil de encontrar con rapidez y ninguna visibilidad clara de qué se había modificado y quién lo había hecho.
Lo más difícil era llevarlo todo a la vez — nuevas reservas, cambios de última hora, las agendas de los monitores y las consultas de los clientes — en temporada alta, justo cuando menos tiempo había. Con la información en varios sitios llegaba el riesgo de errores de planificación, reservas duplicadas, cobros olvidados y respuestas tardías. Y como los clientes escribían a lo largo de un día larguísimo, se había vuelto difícil separar el tiempo de trabajo del tiempo personal.
«En los periodos de mayor actividad, todas esas tareas se acumulaban hasta provocar una sobrecarga administrativa, y eso limitaba el tiempo que podíamos dedicar a ofrecer a cada cliente un seguimiento personal y de calidad.»
La escuela eligió Bloowatch por tres motivos: la reserva online las 24 horas, menos llamadas y mensajes de WhatsApp, y enlaces de pago que aseguran una reserva antes del día en lugar de dejarla abierta.
Las ventas entran ahora por dos puertas: el widget de reservas de la web de la escuela y los enlaces de pago enviados directamente al cliente. En el día a día, tres cosas cargan con el peso: la gestión de monitores con su disponibilidad, unos pagos que pueden cobrarse en parte por adelantado y pedir el resto más tarde por enlace, y un back office que funciona en el navegador, de modo que la agenda está en el teléfono tan a mano como en el ordenador de la oficina.
«Los clientes pueden consultar nuestra oferta y reservar online, las 24 horas del día, sin depender del horario de nuestra oficina. El proceso de reserva les resulta más sencillo, lo que reduce los abandonos y convierte más consultas en ventas.»
Preguntada por lo que había cambiado de verdad, la respuesta de la escuela fue de dos palabras: tiempo ahorrado. Los ejemplos que hay detrás son concretos. En las semanas de más carga, muchas reservas llegaban fuera del horario de oficina — y los clientes reservaban y pagaban sus clases por su cuenta, a veces ya de noche, sin nadie en el mostrador.
Cuando un monitor dejaba de estar disponible o había que mover un horario en el último momento, el equipo podía abrir la agenda, reorganizar las clases y evitar una doble reserva. Y como todo está en un mismo sitio, los datos de contacto de un cliente, el detalle de su reserva o el estado de su pago se encuentran al instante, en lugar de buscarlos entre un teléfono, un chat y una hoja de cálculo.
Ahorro estimado por semana en temporada.
Aumento de las ventas por enlaces de pago enviados a distancia.
Impacto global estimado en las ventas.
La estimación de la propia escuela: 20 horas ahorradas por semana en temporada — sobre todo en la gestión de los monitores —, un aumento del 65 % en las ventas por enlaces de pago enviados a distancia, el canal que más ha cambiado Bloowatch en su caso, y un impacto global estimado del 50 % en las ventas.
Veinte horas son media semana de trabajo, cada semana del invierno. Para una escuela cuyos días de más actividad son también los más difíciles de administrar, es tiempo devuelto a la parte del oficio que importa: los alumnos sobre la nieve.
“Cuando llegaron muchas reservas fuera de nuestro horario de apertura, los clientes pudieron reservar y pagar sus clases online por su cuenta, a veces ya de noche.”
La Escuela de Esquí y Snowboard Valle de Benás, en el Pirineo español, sustituyó el teléfono y la agenda de papel por Bloowatch: una agenda de arrastrar y soltar, la disponibilidad de los monitores y enlaces de pago, con un impacto estimado del 65 % en las ventas.
Seb Garat Ride Academy, escuela de kite, wing y foil al sur de Montpellier que cada día va en barco al mejor spot, sustituyó una planificación de papel y teléfono por Bloowatch — una planificación en directo para todo el equipo y reserva online 24/7, con 5 horas ahorradas por semana.
Bloowatch: Didier Piter, campeón europeo de surf y entrenador olímpico, sustituyó Google Sheets por Bloowatch. Planning con mareas, cero dobles reservas, reservas online.
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