La scuola di sci e snowboard G'lys, presente in quattro località delle Prealpi svizzere, ha sostituito il telefono e WhatsApp con un unico sistema per prenotazioni, pagamenti e maestri — e ha smesso di essere reperibile dalla mattina a tarda sera.
G'lys École de Ski insegna sci e snowboard in quattro località delle Prealpi svizzere — Les Paccots, Rathvel, Les Mosses e La Lécherette — e organizza campi estivi quando la neve è sparita. La scuola porta il proprio motto sulla pettorina di ogni allievo: «le plaisir, ça s'apprend», ovvero il piacere si impara.
Gran parte di questo insegnamento si concentra nelle settimane più intense dell’inverno, quando le lezioni collettive dei bambini riempiono le aree per principianti e la giornata di ogni maestro è occupata dall’inizio alla fine. È lì che l’amministrazione regge il ritmo, oppure no.
Prima di Bloowatch, le prenotazioni arrivavano per telefono e su WhatsApp, e le informazioni della scuola erano sparse tra più strumenti. La squadra indica con precisione che cosa non funzionava: gli stessi dati inseriti ancora e ancora, informazioni difficili da ritrovare in fretta e nessuna visione chiara di che cosa fosse stato modificato e da chi.
La parte più difficile era gestire tutto insieme — nuove prenotazioni, modifiche dell’ultimo minuto, i programmi dei maestri e le richieste dei clienti — in alta stagione, proprio quando c’era meno tempo. Con le informazioni in più posti arrivava il rischio di errori di programmazione, prenotazioni doppie, pagamenti dimenticati e risposte in ritardo. E poiché i clienti si facevano sentire lungo una giornata lunghissima, era diventato difficile separare il tempo di lavoro dal tempo personale.
«Nei periodi di maggiore affluenza, tutte quelle attività si accumulavano fino a creare un sovraccarico amministrativo, e questo limitava il tempo che potevamo dedicare a offrire a ogni cliente un’assistenza personale e di qualità.»
La scuola ha scelto Bloowatch per tre motivi: la prenotazione online 24 ore su 24, meno telefonate e messaggi WhatsApp, e link di pagamento che assicurano una prenotazione prima del giorno invece di lasciarla in sospeso.
Le vendite arrivano ora da due porte: il widget di prenotazione sul sito della scuola e i link di pagamento inviati direttamente al cliente. Nel quotidiano, tre cose reggono il peso: la gestione dei maestri con le loro disponibilità, pagamenti che si possono incassare in parte in anticipo chiedendo il saldo più tardi con un link, e un back office che funziona nel browser, così l’agenda è sul telefono comoda quanto sul computer dell’ufficio.
«I clienti possono consultare la nostra offerta e prenotare online, 24 ore su 24, senza dipendere dagli orari del nostro ufficio. Il percorso di prenotazione è più semplice per loro, il che riduce gli abbandoni e trasforma più richieste in vendite.»
Alla domanda su che cosa fosse davvero cambiato, la risposta della scuola è stata di due parole: tempo risparmiato. Gli esempi che stanno dietro sono concreti. Nelle settimane più cariche, molte prenotazioni arrivavano fuori dall’orario d’ufficio — e i clienti prenotavano e pagavano le loro lezioni da soli, a volte a tarda sera, senza nessuno al banco.
Quando un maestro non era più disponibile o un orario doveva spostarsi all’ultimo momento, la squadra poteva aprire l’agenda, riorganizzare le lezioni ed evitare una doppia prenotazione. E poiché tutto è in un unico posto, i recapiti di un cliente, il dettaglio della sua prenotazione o lo stato del suo pagamento si trovano subito, invece di cercarli tra un telefono, una chat e un foglio di calcolo.
Risparmio stimato a settimana in stagione.
Aumento delle vendite tramite link di pagamento inviati a distanza.
Impatto complessivo stimato sulle vendite.
La stima della scuola stessa: 20 ore risparmiate a settimana in stagione — per lo più nella gestione dei maestri —, un aumento del 65 % delle vendite tramite link di pagamento inviati a distanza, il canale che Bloowatch ha cambiato di più per loro, e un impatto complessivo stimato del 50 % sulle vendite.
Venti ore sono mezza settimana di lavoro, ogni settimana dell’inverno. Per una scuola i cui giorni più intensi sono anche i più difficili da amministrare, è tempo restituito alla parte del mestiere che conta: gli allievi sulla neve.
“Quando sono arrivate molte prenotazioni fuori dai nostri orari di apertura, i clienti hanno potuto prenotare e pagare le lezioni online in autonomia, a volte a tarda sera.”
La scuola di sci, snowboard e sport di montagna Valle de Benás, sui Pirenei spagnoli, ha sostituito il telefono e l’agenda di carta con Bloowatch: agenda drag-and-drop, disponibilità dei maestri e link di pagamento, con un impatto stimato del 65 % sulle vendite.
Seb Garat Ride Academy, scuola di kite, wing e foil a sud di Montpellier che ogni giorno raggiunge in barca lo spot migliore, ha sostituito una pianificazione di carta e telefono con Bloowatch — una pianificazione in diretta per tutto il team e prenotazione online 24/7, con 5 ore risparmiate a settimana.
Bloowatch: Didier Piter, coach olimpico di surf a Hossegor, ha eliminato i fogli Google. Prenotazioni online, planning maree, zero doppie prenotazioni — stagione di punta senza stress.
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