Hoe skischool G'lys de boekingen van de telefoon haalde en 20 uur per week terugkreeg

Over

G'lys École de Ski geeft ski- en snowboardles in vier skigebieden in de Zwitserse Voralpen — Les Paccots, Rathvel, Les Mosses en La Lécherette — en organiseert zomerkampen zodra de sneeuw weg is. Het motto van de school staat op het hesje van elke leerling: le plaisir, ça s'apprend — plezier is iets wat je leert.

Het grootste deel van die lessen valt in de drukste weken van de winter, wanneer groepslessen voor kinderen de beginnersgebieden vullen en de dag van elke skileraar van begin tot eind volgeboekt is. Daar blijkt of de administratie het bijhoudt — of niet.

Het probleem

Vóór Bloowatch kwamen boekingen binnen via telefoon en WhatsApp, en stond de informatie van de school verspreid over meerdere hulpmiddelen. Het team benoemt de wrijving precies: dezelfde gegevens die telkens opnieuw werden ingetypt, informatie die moeilijk snel te vinden was, en geen helder zicht op wat door wie was gewijzigd.

Het lastigst was alles tegelijk in de lucht te houden — nieuwe boekingen, last-minutewijzigingen, de roosters van de skileraren en de vragen van klanten — in het hoogseizoen, juist wanneer daar het minst tijd voor was. Met informatie op meerdere plekken kwam het risico op planningsfouten, dubbele boekingen, vergeten betalingen en late antwoorden. En omdat klanten over een heel lange dag contact opnamen, was het moeilijk geworden werktijd van privétijd te scheiden.

„In de drukste periodes stapelden al die taken zich op tot een administratieve overbelasting, en dat beperkte de tijd die we aan elke klant konden besteden voor persoonlijke, hoogwaardige opvolging.”

De oplossing

De school koos Bloowatch om drie redenen: online boeken rond de klok, minder telefoontjes en WhatsApp-berichten, en betaallinks die een reservering al vóór de dag zelf vastzetten in plaats van haar open te laten.

De verkoop komt nu via twee deuren binnen: de boekingswidget op de eigen website van de school en betaallinks die rechtstreeks naar de klant gaan. In het dagelijks werk dragen drie dingen de last — het beheer van skileraren met hun beschikbaarheid, betalingen die deels vooraf kunnen worden gedaan waarbij de rest later per link wordt gevraagd, en een back-office die in de browser draait, zodat het rooster net zo goed op een telefoon staat als op de computer op kantoor.

„Klanten kunnen bekijken wat we aanbieden en 24 uur per dag online boeken, zonder afhankelijk te zijn van onze kantooruren. Het boekingsproces is voor hen eenvoudiger, waardoor er minder klanten afhaken en meer aanvragen in verkoop veranderen.”

Wat er daadwerkelijk veranderde

Gevraagd wat er echt is veranderd, was het antwoord van de school twee woorden: tijd bespaard. De voorbeelden erachter zijn concreet. In de drukste weken kwamen veel boekingen binnen buiten de kantooruren — en boekten en betaalden klanten hun lessen zelf, soms laat in de avond, zonder dat er iemand aan de balie zat.

Als een skileraar niet beschikbaar was of een tijd op het laatste moment moest verschuiven, kon het team het rooster openen, de lessen anders indelen en een dubbele boeking voorkomen. En omdat alles op één plek staat, zijn de contactgegevens van een klant, de details van zijn boeking of de status van zijn betaling direct te vinden, in plaats van dat er gezocht moet worden in een telefoon, een chat en een spreadsheet.

Conclusie

De eigen schatting van de school: 20 uur per week bespaard in het seizoen — het grootste deel daarvan op het beheer van de skileraren —, 65 % meer verkoop via betaallinks die op afstand worden verstuurd, het kanaal dat Bloowatch bij hen het meest heeft bewogen, en een geschat totaaleffect van 50 % op de verkoop.

Twintig uur is een halve werkweek, elke week van de winter. Voor een school waarvan de drukste dagen ook het moeilijkst te administreren zijn, is dat tijd die terugvloeit naar het deel van het werk dat telt: de leerlingen op de sneeuw.