WSA Guidelが週6時間の事務作業を削減し、支払い回収率を70%向上させた方法

スクールについて

1986年、ブルターニュのGuidelビーチで設立されたWSA（West Surf & Wild Skate Association）は、地域に根ざしたスクールとして、5歳の子どもから初めての波を求める大人まで、あらゆる年齢・レベルにサーフィンとスケートボードを教えてきました。40年近い歴史を持つWSAは、地元アクションスポーツシーンの中核を担い、グループレッスン、サマーキャンプ、競技トレーニングを年間通じて運営しています。

スポーツ、教育、そして海岸文化が交差するこのスクールは、管理業務に費やす1分1秒が、海から遠ざかる1分1秒を意味するビジネスです。

課題

Bloowatch導入前、WSAは外部業者が開発したカスタムExcelマクロシステムと、電話・メールで全業務を管理していました。仕組みとしては機能していましたが、限界もありました。インストラクターのスケジュールは硬直的で調整が困難。予約に追加セッションを加えるのも手間がかかりました。支払いの取りこぼしも発生し、バグが出ても開発者がすぐに対応できるとは限りませんでした。

クライアントとのリアルタイム連絡手段がなく、支払いリマインダーの送付も容易ではありませんでした。経理エクスポートの機能も限られ、バックアップは手動で信頼性に欠けていました。ビーチとスケートパーク両方でフル稼働するピークシーズンには、システムはその重圧に耐えられませんでした。

「夏の一番忙しい週には、常にこう思っていました――もっといい方法があるはずだ、と。ビーチでセッションを回しながらExcelシートを操り続けるのは、もう限界でした。」

解決策

WSAは2020年にBloowatchの利用を開始し、それ以来プラットフォームはスクールとともに進化し続けています。まずはスケジューリングから始まりました。潮汐対応カレンダー、マルチセッションパッケージへの柔軟な商品設定、そしてクライアントへのメールによる即時予約確認。

ニーズの拡大に伴い、WSAはGoldプランへアップグレードし、全機能を解放しました。生徒・インストラクターのスケジューリング、オンライン決済リンク、統合オンラインショップ、経理エクスポート（請求書・支払い・現金出納帳）、そしてセッションキャンセル時の迅速なクライアント連絡。次の課題は電子免責同意書の導入です。

「2020年の初回利用以来、Bloowatchはあらゆる面で改善を続けています。今ではスケジューリング、支払い、オンラインショップ、経理まで対応できる完全なツールになりました――まだ言い忘れた機能があるかもしれませんが。」

実際に何が変わったか

変化は即座で、目に見えるものでした。最大の悩みだった生徒・インストラクターのスケジュール管理は、ひとつのダッシュボードからリアルタイムで行えるようになりました。支払い回収は手動フォローアップからワンクリックのリモート決済リンク送付へ移行し、それだけで決済リンク経由の売上が70%増加しました。経理は「エクスポートして祈る」状態から、構造化された監査可能なレポートへと変わりました。

しかし最大の違いは、業務の流れのスムーズさです。悪天候でセッションをキャンセルする際、スタッフは数秒で全予約者に通知できます。クライアントがセッションを追加する際、システムが価格変動をその場で処理します。すべてが一箇所に集約され、分散したスプレッドシートも、忘れられた請求書もありません。

まとめ

WSA Guidelは、数十年の実績を持つスクールであっても、目的特化型ソフトウェアへの移行で大きな業務効率化を実現できることを証明しています。潮汐データを含むスポーツ特化型スケジューリング、統合決済リンク、整備された経理機能の組み合わせにより、ピークシーズンに推定週6時間が解放され、その時間はコーチング、コミュニティ活動、スクール成長へと還元されています。

売上への総合的な影響は推定65%増と試算されており、BloowachwはWSAにとって単なるバックオフィスツールではなく、成長エンジンです。電子免責同意書の導入も控え、LoïcとそのチームはすでにNEXTの改善を心待ちにしています。